Oplysninger om persondatabehandling - jobsøgende

Denne informationstekst beskriver behandlingen af personlige oplysninger for ansøgere i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Senest opdateret juni 2022

Med personlige oplysninger menes oplysninger, der direkte eller indirekte kan identificere dig, f.eks. dit navn eller din adresse.

Hvem er dataansvarlig for behandlingen af dine personlige oplysninger?

Det NCC-selskab, der rekrutterer til en stilling, er dataansvarlig for en behandling af personlige oplysninger i overensstemmelse med denne informationstekst.

Hvor indsamler vi personlige oplysninger fra?

Vi indsamler personlige oplysninger fra:

  • Dig selv. Vi indsamler de personlige oplysninger, oplyser i din ansøgning og i dit CV.
  • Referencepersoner. Vi udfører normalt referencekontrol som en del af rekrutteringsprocessen og indsamler de personlige oplysninger, som dine referencepersoner giver os om dig.
  • Selskaberne i NCC-koncernen samarbejder med hinanden og kan dele personlige oplysninger indbyrdes
  • Offentligt tilgængelige kilder. Vi kan også indsamle personlige oplysninger om dig fra offentligt tilgængelige kilder.
  • Hvor det er relevant, benytter vi forskellige rekrutteringsbureauer til at hjælpe os med at rekruttere til visse stillinger, og vi indsamler så de personlige oplysninger, de deler med os.

Hvilke personlige oplysninger indsamler vi?

Vi behandler kun de oplysninger, vi har brug for, afhængigt af den stilling, du har søgt, og hvordan du interagerer med os.  Vi behandler og anvender følgende kategorier af personlige oplysninger:

  • Kommunikation Indhold i kommunikation med os, f.eks. indhold i e-mails eller svar, som du giver os i forbindelse med en rekruttering.
  • Kontaktoplysninger Oplysninger, der gør det muligt at kontakte dig, f.eks. adresse, e-mailadresse og telefonnummer
  • Identitetoplysninger Oplysninger, som gør det muligt at identificere dig, f.eks. dit navn og hvor det er relevant personnummer eller tilsvarende.
  • Oplysninger om kvalifikationer. Personlige oplysninger om dine kvalifikationer som uddannelse, erhvervserfaring, erhvervsbeviser og kørekort.
  • Profiloplysninger. Oplysninger om din profil, f.eks. køn og alder, nuværende stilling, ansættelseshistorik hos NCC eller andre arbejdsgivere.
  • Testoplysninger. Personlige oplysninger fra testresultater, som du har gennemført som en del af rekrutteringsprocessen, f.eks. testtype, testdato og testresultater.

Til hvilke formål og med hvilket retsgrundlag anvender vi dine personlige oplysninger?

Vi behandler personlige oplysninger om ansøgere til de overordnede formål som beskrevet i dette afsnit.  Bemærk, at det ikke vil være alle behandlingsaktiviteter, der gælder for dig. Det kan variere afhængigt af, hvordan du interagerer med os, og hvilken stilling du har søgt.

Administration af rekrutteringsprocessen.

Vi anvender personlige oplysninger til at administrere rekrutteringsprocessen, f.eks. til at indsamle og gennemgå din ansøgning (herunder CV og personligt brev) og til at evaluere din ansøgning og kommunikere med dig under rekrutteringsprocessen.

Personlige oplysninger

Retsgrundlag
  • Identitetoplysninger
  • Kommunikation
  • Kontaktoplysninger
  • Profiloplysninger
  • Oplysninger om kvalifikationer

Opfyldelse af aftale. Behandlingen er nødvendig for at træffe foranstaltninger, inden der indgås en potentiel ansættelsesaftale.

Berettiget interesse. I det omfang du ikke har anmodet om en specifik foranstaltning, er behandlingen nødvendig for at tilgodese vores berettigede interesse i at administrere rekrutteringsprocessen.

Behandlingen af dit personnummer er nødvendig til det aktuelle formål, dvs. til at administrere rekrutteringsprocessen og verificere din identitet.

Gennemførelse af referencekontroller

Vi anvender personlige oplysninger om kandidater og referencepersoner til at udføre referencekontroller, f.eks. for at kommunikere og verificere kandidatens kvalifikationer og lære mere om kandidatens baggrund, erfaring og færdigheder.

Personlige oplysninger

Retsgrundlag
  • Kommunikation
  • Kontaktoplysninger
  • Identitetoplysninger
  • Profiloplysninger

Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for at tilgodese vores berettigede interesse i at kontakte dig for at få en mening om kandidaten i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Gennemførelse af test før ansættelse

Hvor det er relevant, gennemfører vi test før ansættelse (f.eks. screeningstest) som en del af rekrutteringsprocessen. Hvis test før ansættelse er nødvendige, vil vi informere dig om det og indhente din godkendelse af at deltage i sådanne kontroller og test.

Personlige oplysninger

Retsgrundlag
  • Kommunikation
  • Kontaktoplysninger
  • Identitetoplysninger
  • Profiloplysninger
  • Testoplysninger

Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for at tilgodese vores berettigede interesse i at gennemføre og vurdere resultaterne af test før ansættelsen

Evaluering af baggrundskontroller

Vi modtager og evaluerer resultaterne af baggrundskontroller udført af eksterne virksomheder. Baggrundskontrollen vil indeholde forskellige verificeringspunkter, afhængigt af den stilling, du har søgt. Retsgrundlaget for behandlingen er vores berettigede interesse i at modtage og analysere resultater fra baggrundskontroller.

Den virksomhed, der udfører baggrundskontrollerne, vil informere dig i detaljer om kilderne til de personlige oplysninger og bede om din godkendelse af at disse baggrundskontroller må gennemføres.

Følge op på og evaluere rekrutteringsprocessen

Vi anvender personlige oplysninger til at følge op på og evaluere rekrutteringsprocessen, f.eks. til at udarbejde rapporter og statistik over antallet af ansøgere til en stilling.  Information om, hvordan ansøgeren har oplevet rekrutteringsprocessen, kan indsamles via et frivilligt spørgeskema.

Personlige oplysninger

Retsgrundlag
  • Identitetoplysninger
  • Oplysninger om kvalifikationer
  • Profiloplysninger
  • Frivillige oplysninger afgivet via spørgeskemaundersøgelse

Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for at tilgodese vores berettigede interesse i at følge op på og evaluere rekrutteringsprocessen.

Fastslå, udøve og forsvare retskrav

Om nødvendigt anvender vi dine personlige oplysninger til at fastslå, udøve og forsvare juridiske krav, f.eks. i forbindelse med en tvist eller retssag. Til dette formål deler vi dine personlige oplysninger med forskellige modtagere, se herunder.

Personlige oplysninger

Retsgrundlag

Kun de kategorier af personlige oplysninger, der er nødvendige for at kunne administrere og forsvare et retskrav i det enkelte tilfælde.

Berettiget interesse. Behandlingen er nødvendig for at tilgodese vores berettigede interesse i at fastslå, udøve og forsvare retskrav.

Opfylde af juridiske forpligtelser

Vi anvender personlige oplysninger, hvis det er nødvendigt, for at opfylde vores juridiske forpligtelser og overholde lovgivningen, f.eks. for at opfylde ansættelses- og databeskyttelsesforpligtelser.

Personlige oplysninger

Retsgrundlag

Kun de kategorier af personlige oplysninger, der er nødvendige for at administrere og opfylde den relevante juridiske forpligtelse.

Opfylde juridiske forpligtelse. Behandlingen er nødvendig for at opfylde de juridiske forpligtelser, som vi er underlagt.

Hvordan beskytter vi dine personlige oplysninger?

Vi træffer foranstaltninger for at sikre, at de personlige oplysninger, vi behandler, altid er beskyttet, og at vores behandling af dem sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler og vores interne retningslinjer og rutiner. Informationssikkerhed og sikring af passende beskyttelse af personlige oplysninger er afgørende for os. Vi bestræber os på at gennemføre sikkerhedsforanstaltninger i henhold til den internationale standard ISO 27000 for at fastslå et passende beskyttelsesniveau for oplysningerne og for at hindre og opdage videregivelse af personlige oplysninger til uautoriserede parter.

Hvilke modtagere deler vi dine personlige oplysninger med?

Om nødvendigt, deler vi dine personlige oplysninger med forskellige modtagere af forskellige årsager.  Hvilke modtagere, vi deler dine personlige oplysninger med, afhænger af, hvordan du interagerer med os. Medmindre andet er angivet herunder, er modtageren ansvarlig for sin egen anvendelse af dine personlige oplysninger.

Hvor behandler og gemmer vi de personlige oplysninger?

Vi bestræber os altid på at gemme personlige oplysninger inden for EU. I nogle tilfælde deles dine personlige oplysninger med modtagere uden for EU/EØS-området, f.eks. serviceudbydere, vi benytter.

For at sikre at personlige oplysninger er beskyttet, sørger vi for, at der er aftalt passende sikkerhedsforanstaltninger med alle de serviceudbydere, der behandler dine personlige oplysninger uden for EU/EØS-området i lyset af modtagerlandets lovgivning. Normalt indgår vi aftaler om dataoverførsel, der indeholder såkaldte standardkontraktbestemmelser for overførsel af personlige oplysninger.

Hvis du ønsker yderligere oplysninger om, hvilke lande uden for EU/EØS-området vi overfører dine personlige oplysninger til, og hvilke sikkerhedsforanstaltninger vi har truffet for at beskytte dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte os.

Hvor længe gemmer vi dine personlige oplysninger?

Vi gemmer kun dine personlige oplysninger, så længe vi har brug for det for at opfylde vores formål med at behandle dem og for at overholde gældende lovkrav. Vi bruger følgende kriterier til at fastslå opbevaringsperioden:

  • så længe rekrutteringsprocessen er i gang,
  • så længe det er påkrævet i henhold til de juridiske forpligtelser, som NCC er bundet af
  • så længe de personlige oplysninger er nødvendige for at kunne fastslå, udøve og forsvare juridiske krav (dvs. med henvisning til lovbestemte og andre forældelsesfrister), og
  • så længe vi har et andet berettiget formål med at gemme de personlige oplysninger (f.eks. for at evaluere rekrutteringsprocessen).

Personlige oplysninger, der behandles i forbindelse med baggrundskontroller, vil kun blive behandlet under rekrutteringsprocessen og vil ikke blive dokumenteret eller gemt.